Succeed.cz/Fórum/Jak efektivně organizovat online meetingy v hybridním režimu?

Jak efektivně organizovat online meetingy v hybridním režimu?

V poslední době jsem narazil na problém, který mě trochu trápí. S rostoucím počtem hybridních pracovních modelů, kdy část týmu pracuje z kanceláře a část doma, se snažím zjistit, jak lépe organizovat naše online meetingy. Mám pocit, že ne vždy jsou efektivní a mnohdy se nedokážeme dostat k jádru věci. Všichni víme, jak je důležité udržet tým motivovaný a zapojený, ale jak to udělat v tak rozmanitém prostředí? Jaké nástroje byste doporučili pro videokonference? Jak zvládnout technické potíže, když někdo nemůže slyšet nebo vidět ostatní? Taktéž bych rád věděl, jak efektivně řídit diskusi – občas mám pocit, že se lidé ztrácí nebo mluví přes sebe. Jak zajistit, aby ti, co jsou na dálku, měli stejnou příležitost vyjádřit se jako ti přítomní v místnosti? Existují nějaké osvědčené postupy pro nastavení agendy nebo pravidel před schůzkami? A co s časovým managementem – jak dlouho by měla taková schůzka trvat? Mám pocit, že pokud schůzky trvají příliš dlouho, ztrácíme pozornost a efektivitu. Rád bych slyšel vaše tipy a zkušenosti s tímto tématem. Jak vám fungují hybridní meetingy a co byste doporučili mě a dalším, kteří chtějí zlepšit organizaci těchto setkání?

187 slov
1.9 minut čtení
7. 1. 2025
Vladimíra Charvátová
Vladimíra Charvátová

Takže, co se týče hybridních meetingů, určitě je dobrý mít jasnou agendu předem. Taky užitečný je nějaký nástroj na videokonference jako Zoom nebo Microsoft Teams, ty většinou fungujou dobře. Měl bys ale vyzkoušet i funkce jako breakout rooms, to pomáhá rozdělit lidi do menších skupin.

Pokud jde o technické potíže, tak je fajn mít někoho, kdo se o to postará, třeba IT support, aby to šlo hladce. A pokud někdo neslyší nebo vidí, tak je dobrý mít v záloze chat, kde můžou psát otázky nebo myšlenky.

Co se týče diskuse, snaž se delegovat moderátora, co udrží debatu na správné cestě a bude říkat lidem, kdy mají mluvit. Bude to lepší pro všechny a zabraží se chaosu.

Časově bych doporučil 30-45 minut max, delší meetingy fakt lidi unavujou a pak se ztrácí pozornost. Jo a nezapomeň na krátké pauzy, aby si lidi mohli odpočinout a zrelaxovat.

Celkově to chce trochu praxe a trpělivosti. Každý tým je jiný, tak to chce zkoušet a přizpůsobit se.

161 slov
1.6 minut čtení
3. 2. 2025
Eliška Čermáková
Eliška Čermáková

Takže, co se týče hybridních meetingů, tady je pár tipů, co mi fungovalo. První věc – fakt důležitý je mít jasnou agendu. Mělo by být jasný, co se bude probírat, aby nikdo neztrácel čas. Taky doporučuju poslat agendu předem, ať se lidi můžou připravit.

Pak technika – vyzkoušej nějaké dobré nástroje jako Zoom nebo Microsoft Teams. Mě osobně sedí Teams, ale záleží na tom, co máte ve firmě. Důležitý je mít kvalitní mikrofon a kameru, protože špatný zvuk nebo obraz může setkání totálně zhatit. Když někdo má problém s technikou, tak je fajn mít někoho na "help desk", kdo to může rychle řešit.

Pokud jde o diskusi – zkuste stanovit pravidla jako třeba zvedání ruky (digitálně i fyzicky), aby se lidi nepřekřikovali. A snažte se zapojit všechny, kdo jsou na dálku. Třeba můžete udělat krátké kolo, kde se každý může vyjádřit k tématu.

Co se týče času – ideální schůzka by podle mě měla trvat maximálně 30-45 minut. Po delší době už je to nuda a lidi ztrácí pozornost. Takže buďte struční a věcní.

Na závěr – testujte to. Co jednou fungovalo, nemusí fungovat vždycky. Sledujte zpětnou vazbu od týmu a přizpůsobte se tomu. Držím palce!

194 slov
1.9 minut čtení
14. 1. 2025
Natálie Valentová
Natálie Valentová
Podobné otázky